Beaucoup d’entreprises sont indissociables de leurs entrepreneurs. Mais tôt ou tard, ils finissent toujours par se séparer. Les technologies peuvent vous aider à planifier le départ de vos dirigeants et à effectuer la relève en douceur.

On le dit souvent : les PME constituent le cœur de l’économie du Québec. Or, beaucoup sont dirigées par des entrepreneurs qui les ont bâties à partir de rien. La recette de leur réussite a été créée de toutes pièces, par essais et erreurs ; elle n’a jamais été formalisée ou documentée de façon à être transmise à quelqu’un d’autre. Résultat : le jour où ils s’en vont, il est presque impossible de prendre leur relais.

C’est là qu’intervient la « cartographie » de l’entreprise. Celle-ci consiste à structurer les processus d’affaires et à articuler les orientations stratégiques des dirigeants, pour les organiser ensuite sous forme numérique.

La cartographie est un travail de fond qui peut s’avérer ardu, mais évite bien des soucis au moment de la relève, car elle minimise l’impact du départ des fondateurs et favorise la continuation de la croissance. Avantage non négligeable, elle permet aussi de sauvegarder la valeur de l’entreprise aux yeux des acheteurs qui pourraient se présenter pour prendre la relève.

Mieux vaut ne pas trop tarder ; en effet, on évalue que les transferts d’entreprise prennent en moyenne cinq à sept ans, et que 70 % d’entre eux échouent. Pour réussir le vôtre avec succès, voici comment établir votre cartographie d’entreprise :

1. LES CONNAISSANCES 

Détaillez votre vision globale de l’organisation, à la manière d’une visite guidée. Attardez-vous à chaque secteur d’opération en insistant sur les plus essentiels à votre croissance.

2. LA MAÎTRISE 

Ramenez les connaissances globales au niveau de la gestion quotidienne. Refaites le circuit précédent, dans le même ordre, mais en approfondissant les tenants et aboutissants de chaque secteur. L’objectif est de bien comprendre le rôle et la mission de chaque acteur de l’entreprise, et ses relations avec les autres.

3. L’APPROPRIATION

Élaborez le cadre de gestion de votre entreprise en documentant les processus et « façons de faire » de chaque secteur. Des documents de référence peuvent être créés avec des outils bureautiques simples comme Word, Excel, PowerPoint ou Visio. C’est peut-être une bonne occasion de passer au niveau supérieur en implantant une solution de gestion des processus d’affaires (BPM), qui systématisera le suivi et l’optimisation de vos processus.

4. LA GESTION 

Centralisez la gestion de l’information. Créez un lieu où elle sera stockée, cataloguée, structurée et accessible à toutes les personnes concernées. Une « voûte documentaire » comme Microsoft Office SharePoint sera idéale pour une entreprise de taille modeste. Cependant, il pourrait être rentable d’investir dans des solutions de planification des ressources (ERP) et de gestion des relations avec la clientèle (CRM), qui soutiendront votre mission d’entreprise à long terme.

5. L’ÉVOLUTION 

En 2020, plus de 38 000 releveurs d’entreprise manqueront au Québec.

Ce n’est pas tout de maintenir le rythme pendant la relève. Aidez votre entreprise à rester concurrentielle à long terme en mettant en place une stratégie d’amélioration continue. Celle-ci consiste à instaurer une culture de « qualité totale » dans l’entreprise, tant au niveau des activités génératrices de revenu que du contrôle des coûts et de l’efficacité opérationnelle. En détaillant vos processus idéaux, vous partagerez votre vision avec les employés, ce qui les incitera à s’impliquer davantage et à considérer leur entreprise comme un véritable projet organisationnel.

On estime qu’en 2020, plus de 38 000 releveurs d’entreprise manqueront au Québec. Les possibles acquéreurs seront donc vigileants quant à la capacité des dirigeants d’assurer la continuation après leur départ. En prévoyant le transfert des informations et en optimisant vos processus, vous augmentez vos chances de prendre une retraite confortable !