Les services de stockage de fichiers en ligne sont extrêmement utiles, ils vous permettent d’accéder à vos fichiers partout et surtout, vous pouvez les partager avec vos collaborateurs et partenaires.

Les avantages

Le stockage de données est une façon simple d’intégrer des fonctionnalités collaboratives à votre entreprise. De plus, la plupart de ces services offrent un outil de synchronisation qui permet de distribuer les fichiers sur plusieurs ordinateurs. Les avantages d’utiliser ce type de service sont nombreux :

- Plus simple à utiliser qu’un serveur FTP.
- Accès en tout temps de vos fichiers.
- Partage de dossiers et fichiers.
- Partage de fichiers très lourds (jusqu’à un giga).
- Système de versions de documents.
- Sauvegarde de vos documents.
- Synchronisation sur tous vos ordinateurs.
- Évite les échanges de versions de documents par courriel.

Quels sont les cas où votre entreprise pourrait utiliser un service de stockage de fichiers?

- Vous gérez une équipe : un service de partage de fichiers vous permettrait de distribuer vos documents et mises à jour instantanément à toute votre équipe.

- Vous travaillez sur un projet : un service de stockage de fichiers permettrait à vos collègues d’avoir accès et de travailler sur les documents associés au projet.

Voici ma sélection de services d’hébergement et de partages de fichiers. Notez que tous ces services offrent une version gratuite ou d’essai :

 Dropbox

Dropbox est l’une des entreprises pionnières dans ce domaine. Après avoir installé une petite application sur vos ordinateurs, l’ensemble des fichiers présents dans le répertoire de Dropbox se synchroniseront automatiquement partout. En quelques clics, vous pouvez partager un fichier ou un dossier complet avec vos collaborateurs, clients ou partenaires. Il y a cependant une contrainte. Tous les dossiers et fichiers doivent nécessairement se trouver sur le répertoire DropBox pour être partagés et synchronisés.

Dropbox est très facile à utiliser. De plus, ce service offre plusieurs fonctions avancées. Par exemple, vous pouvez revenir sur une version précédente d’un document et évidemment, il est possible de partager vos dossiers et documents. Dropbox est disponible en version Windows, Mac, Linux et sur la plupart des plateformes mobiles.

SugarSync

Contrairement à Dropbox, sur SugarSync, vous pouvez sélectionner les dossiers qui seront synchronisés entre vos différents ordinateurs. Le choix des dossiers synchronisés n’est pas très intuitif. En revanche la synchronisation fonctionne très bien.

L’interface de SugarSync est bien construite et permet d’identifier rapidement les répertoires et fichiers synchronisés. Si la sécurité représente un enjeu important pour votre entreprise, SugarSync vous plaira. Lorsque vous partagez un fichier ou un dossier, il est possible d’exiger un mot de passe pour accéder aux données. SugarSync est disponible en version Windows, Mac, Linux et sur la plupart des plateformes mobiles.

Box

Box offre sensiblement les mêmes fonctionnalités que les deux services précédents. Ce qui distingue Box.net, c’est surtout son interface Web. Elle offre une multitude de fonctionnalités. Comme ce service n’offrait pas d’outil de synchronisation avec l’ordinateur, l’interface Web était le seul point d’appui de Box.

Cependant, depuis quelques mois, une application Windows et Mac permet de synchroniser des fichiers et dossiers sur plusieurs ordinateurs. De plus, des applications pour la plupart des applications mobiles sont offertes.

Spideroak

Je vous mentionnais que SugarSync offrait quelques fonctionnalités liées à la sécurité. En revanche, Spideroak remporte la palme en ce qui concerne la sécurité. Parmi les cinq services que je vous présente aujourd’hui, c’est celui qui est le plus sécuritaire.

La sécurité a cependant un prix. Spideroak est moins flexible. Il est impossible de partager, ajouter ou supprimer des fichiers depuis l’espace Web. Toutes ces actions sont uniquement possibles depuis les clients Mac, Windows, Linux, iOS et Android. À mon avis, Spideroak plaira surtout aux entreprises qui ont des standards de sécurité très élevés.

Google Documents avec Insync

Vous connaissez sans doute Google Documents? À la base, ce service de Google est une suite bureautique Web de type Microsoft Office. Depuis quelques mois Google Documents peut aussi être utilisé comme disque dur virtuel. Vous pouvez y déposer et partager des fichiers qui ont un poids maximal de un giga.

Bien qu’il soit possible de téléverser rapidement vos fichiers sur ce service, pour l’instant, aucun outil de synchronisation n’est offert par Google. Si vous désirez tout de même utiliser Google Documents, je vous suggère de faire l’essai de Insync (Mac, Windows). C’est une application tierce qui ajoute à Documents les fonctionnalités qu’offre Dropbox ou SugarSync. Aucune version mobile n’est offerte pour Google Documents.

Conclusion

Comme je vous le mentionnais, le service de partage de documents est sans doute le moyen le plus simple d’ajouter des fonctionnalités collaboratives à votre organisation. Les deux services que je recommande le plus sont Dropbox pour sa facilité d’utilisation et le Duo Google Documents – Insync. Avant de faire votre choix, évaluez vos besoins et vos attentes envers ce type de service. De plus, je vous suggère de faire un essai comparatif entre au moins deux services.

Benoit Descary