Personne ne travaille sur une île déserte. Nous sommes tous en contact avec d’autres entreprises. Mais quand deux partenaires d’affaires doivent collaborer étroitement, il n’est pas toujours aisé de partager les ressources, les données et les plateformes d’une équipe à l’autre. Alors comment faciliter la symbiose technologique entre deux entreprises?

1. FACILITEZ LES RÉUNIONS : DES AUDIOCONFÉRENCES EFFICACES

Les systèmes de conférences téléphoniques ne sont plus réservés aux grandes corporations. Leur accessibilité et leurs options ont beaucoup évolué ces dernières années. Une solution d’audioconférence tout-inclus comme celle de TELUS vous permet d’inviter un nombre illimité de participants à partir d’un numéro sans frais qui vous est alloué spécifiquement. En outre, vous pouvez enregistrer ces réunions pour référence ultérieure. Mais le plus beau, c’est que vous n’avez plus à échanger des tas de courriels pour vous mettre d’accord sur le moment où tous les participants seront disponibles. Ce casse-tête peut être pris en charge par un service clé-en-main d’organisation de rendez-vous, qui se branche à vos calendriers partagés pour identifier les plages-horaires de la semaine où tous les invités seront libres. Plus besoin de courir après chaque participant pour réunir tout le monde!

2. PARTAGEZ LES DOCUMENTS : LA GESTION DE PROJET VIRTUELLE

Corrections, révisions, validations, traductions… La collaboration sur un document peut s’étirer sur des jours ou des semaines, impliquant de nombreux intervenants et beaucoup de risques d’erreur. Dans le meilleur des cas, vous attendez longtemps avant de vous assurer que tout le monde a dit son mot, et dans le pire scénario, vous mélangez les numéros de version et sautez involontairement des étapes. Notre conseil : abandonnez les envois par courriel et collaborez directement sur un document centralisé. Plusieurs services permettent de faire cela avec différents degrés de fonctionnalité, comme Google Docs, qui vous laisse clavarder en même temps que vous éditez un document, ou le Service espace collaboratif TELUS, qui vous permet d’assigner des tâches et de gérer votre projet à distance de façon sécuritaire (une excellente vidéo en explique le principe ici). Essayez aussi l’outil en ligne Basecamp, qui compte plus de 5 millions d’utilisateurs dans le monde : contre un abonnement mensuel, il vous permet de gérer  entièrement chaque projet dans un espace dédié, incluant fichiers et courriels.

3. SOURIEZ, VOUS ÊTES FILMÉS : DES VIDÉOCONFÉRENCES PRODUCTIVES

La vidéoconférence est aujourd’hui accessible à tous. Les entreprises soucieuses de leur budget peuvent choisir Skype pour des entretiens bidirectionnels à partir de simples ordinateurs munis d’une webcam. Cependant, la gratuité de Skype a un coût : vous n’êtes jamais à l’abri de coupures ou de ralentissements du service, surtout si vous communiquez avec une entreprise à l’étranger. Des solutions de haute qualité sont disponibles pour les PME, comme la vidéoconférence TELUS qui vous offre deux choix : vous pouvez réserver temporairement une salle professionnelle toute équipée, non loin de votre place d’affaires, ou bien installer cette solution dans vos propres locaux, ce qui exige une connexion Internet à large bande passante afin d’offrir la meilleure présentation possible à vos interlocuteurs.

4. ÉCHANGEZ SANS DÉRANGER : LES PLATEFORMES DE DISCUSSION D’ÉQUIPE

Pour communiquer en équipe, la plupart des professionnels s’écrivent ou s’appellent. Mais il existe une solution complémentaire : les plateformes de discussion instantanée, qui conjuguent les avantages du courriel et du téléphone en offrant une communication de groupe en temps réel. Inspirés du média social Twitter, les services en ligne Yammer, Present.ly ou Status.net (créé à Montréal) permettent aux entreprises d’échanger des messages et des documents dans un environnement sécuritaire. Même s’ils appartiennent à différentes entreprises, les collaborateurs qui travaillent sur un même projet peuvent ainsi être avertis immédiatement des actions, ajouts, idées et questions des autres, avec le choix de réagir quand bon leur semble, ce qui préserve leur productivité. Dans notre époque d’interruptions constantes, le pouvoir de se concentrer sur ses tâches est un luxe qu’on apprécie!

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