Combien de fois par semaine un message pop-up apparaît à l’écran de votre ordinateur  pour vous rappeller la tenue d’une réunion (une autre!) dans 15 minutes? La réunionite aigue se propage, au sein de certaines entreprises, aussi rapidement que les microbes dans une garderie.

Pour que ces rencontres d’équipe soient agréables, mais surtout productives, voici 6 règles pour vous aider à rendre vos réunions plus efficaces.

1. Demandez-vous pourquoi : Avant de convoquer une réunion, assurez-vous de la pertinence de tenir une rencontre en précisant l’objectif. Voulez-vous faire avancer un dossier qui traîne, puiser de nouvelles idées, tenir informer vos collègues du développement d’un projet, etc.

2. Est-ce la meilleure option : Évaluer ensuite si une réunion est la meilleure façon d’atteindre votre objectif. Parfois, un site de partage d’information tel que Basecamp ou une page wiki peuvent répondre à vos besoins d’équipe sans monopoliser le temps de vos ressources.

3. Qui inviter : Certains gestionnaires, par crainte de froisser des collègues ou parce qu’ils ont mal évalué l’objectif initial de la rencontre, convient des gens inutilement. Prenez quelques minutes pour faire le tri parmi les personnes conviées. Cela leur évitera de surcharger leur agenda et de gonfler inutilement le nombre d’individus présents à la rencontre.

4. Quoi dire : Rédiger un ordre du jour que vous faites circuler avant la rencontre et demander aux personnes qui y assisteront de prendre le temps de lire les éléments qui seront traités pour qu’ils soient préparés, ou à tout le moins, informés des sujets discutés.

5. Quand le dire : Indiquer dans l’ordre du jour le temps qui doit être consacré à discuter de chaque sujet. Assurez-vous de respecter ces délais. Bien sûr, certains contextes ne le permettent pas toujours. Mais en imposant des limites, le modérateur de la rencontre devra ramener les gens à l’ordre lorsque le sujet bifurque ou que l’on s’éloigne de l’objectif principal.

6. Qui fait quoi : Pour chaque point discuté, assurez-vous qu’une action et un échéancier ont été déterminés. Faites un bilan des décisions prises et des to-do pour chacun.

Assurez-vous qu’à la suite de vos réunions, des actions concrètes ont été posées. Une fois les actions posées, faites-le savoir par courriel aux personnes qui étaient présents à la rencontre. De cette manière, vous lancez un message clair de l’utilité de ces réunions.

Enfin, si vous désirez changer complètement la formule de vos rencontres, envisagez la possibilité d’organiser des jeux d’équipe. À ce sujet, le livre « Game Storming : A Playbook for Innovators, Rulebreakers, and Changemakers » de Dave Gray, vous propose une panoplie de jeux conçus pour stimuler la créativité au sein des équipes de travail.

Quel est votre conseil pour diriger une réunion efficacement?