Le professionnel des relations publiques qui se voit confier la responsabilité d’organiser un événement possède dans son coffre à outils une gamme variée d’options et de concepts. Qu’il s’agisse d’une conférence de presse, d’une tournée du président ou encore d’une activité corporative soulignant un anniversaire important, la réussite d’un événement repose essentiellement sur quatre aspects.

1. Déterminez votre objectif
Avant d’entreprendre l’organisation d’un événement, il est impératif de déterminer clairement quel est l’objectif poursuivi. Celui-ci servira ensuite à guider chacune des actions et permettra d’établir la cohérence dans la prise de décisions. L’objectif doit être spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et bien situé dans le temps.

2. Quels publics visez-vous?
Une autre question s’impose : à qui veut-on s’adresser ? Le public, dans son sens large, peut être segmenté en une multitude de sous-groupes. Évidemment, on ne s’adressera pas de la même façon à une cohorte de jeunes travailleurs qu’à un groupe de cadres supérieurs. Le type d’événement sera  adapté en fonction des caractéristiques propres aux publics visés et des messages que l’on veut communiquer.

3. Planifiez, planifiez, planifiez
Afin de prévoir adéquatement chacun des aspects de l’événement, le plan doit évidemment tenir compte de l’objectif et du profil des publics cibles, mais également des ressources disponibles et des contraintes logistiques potentielles. Rien ne doit être laissé au hasard. Comme le veut le proverbe anglais, en matière d’organisation d’événement, « le diable est dans les détails ». Qui fait quoi ? Quels sont les échéanciers ? Avons-nous un plan B ?  Voilà au autant de questions auxquelles le plan doit notamment répondre.

4. Menez à le projet avec rigueur
Au moment de l’exécution, chaque membre de l’équipe doit connaître son rôle à la perfection. Tel un chef d’orchestre, le ou la responsable du projet doit faire preuve de leadership et maîtriser chaque dimension du plan. C’est pourquoi il faut judicieusement choisir cette personne qui aura la responsabilité de mener à bien le projet. Celle-ci doit toujours s’en remettre à l’objectif poursuivi et être bien structurée pour assurer la réalisation de l’événement sans perdre le contrôle, ni de la logistique, ni du budget.

Même si cela peut parfois sembler simple, l’organisation d’un événement n’est pas toujours une mince affaire. Il n’en demeure pas moins que, s’il est judicieusement conçu et exécuté, un événement est un outil très efficace dans une stratégie globale de communication.