Cette préoccupation est aujourd’hui omniprésente chez tous les employeurs.  Il faut être « déconnecté » pour ne pas être touché par le développement de nouveaux outils de communication et de réseautage. Ceux-ci peuvent mener à des fuites d’informations importantes ou divulguer des plans stratégiques pour les organisations.

Avec le télétravail et l’embauche de travailleurs autonomes, les données des organisations circulent plus facilement qu’auparavant. Le code civil du Québec statut l’importance du droit de loyauté de l’employé. Toutefois,  lorsqu’un départ survient et que les assises des ententes de confidentialité ne sont pas clairement déterminées, des mésententes peuvent survenir et devenir problématiques.

L’article 2088 stipule que le salarié, outre qu’il est tenu d’exécuter son travail avec prudence et diligence, doit agir avec loyauté et ne pas faire usage de l’information à caractère confidentiel qu’il obtient dans l’exécution ou à l’occasion de son travail.

Sans se pencher sur les divers volets légaux touchant les droits et devoirs des employés, voici quelques conseils pour établir la bonne marche à suivre de votre organisation.

1. Créer une politique d’utilisation pour les employés et les consultants

Cette politique doit couvrir divers points tels que :

  • Le téléchargement de logiciels;
  • La visite de sites potentiellement dangereux;
  • L’importance de ne pas utiliser l’adresse de courriel ou le logo de l’entreprise pour un usage personnel;
  • Les normes d’utilisation des sites de réseautage, d’un blogue personnel, de logiciels de clavardage.

L’arrivée massive des téléphones intelligents souligne qu’il est essentiel de contrôler les entrées et sorties d’informations. Ne négligez pas l’usage d’un simple cellulaire (appartenant à l’entreprise ou personnel).

2. Gérer les accès aux données informatiques
Il est important de limiter les accès de données aux employés concernés. La gestion des mots de passe et leur mise à jour permet aussi de restreindre leur diffusion. Inutile de préciser  de couper les accès au système à distance dès le départ d’un employé.

3. Rappeler l’importance du respect de la confidentialité
Avoir une politique claire et signée par tous les employés incluant les contractuels est un impératif. Outre le fait d’insister sur le devoir individuel du respect de la confidentialité des données, cette mesure interne pourrait vous protéger dans un cas de fuite. Il est impératif d’émettre rappel chaque année.

L’enjeu de la protection des informations est crucial et de plus en plus difficile pour les organisations. Vous devez vous adapter et ce, dès maintenant. Soyez proactifs et déterminez les règles dès l’entrée en poste de vos employés.

Bref, communiquez clairement vos politiques internes et vous éviterez les dérapages de part et d’autre!