L’envoi de messages électroniques à des clients ou clients potentiels sera dorénavant encadré par la loi. 

En effet, la nouvelle loi canadienne anti-pourriel (« LCAP », LC 2010, c 23), qui entrera en vigueur le 1er juillet prochain, aura des répercussions importantes sur l’utilisation des communications électroniques par les entreprises. Il est donc essentiel que les entreprises en soient informées, si elles ne veulent pas être prises en défaut.

De façon concrète, l’envoi de messages électroniques commerciaux non sollicités, mais aussi la modification non autorisée de données de transmission et l’installation non autorisée d’un programme d’ordinateur seront désormais des infractions en vertu de la nouvelle loi.

Soyez prêt, les sanctions seront sévères
En raison de la vaste portée de la loi, des transformations qu’elle rend nécessaires et de la sévérité des sanctions qu’elle prévoit, plusieurs organisations revoient leurs pratiques.

Au sujet des sanctions, mentionnons :

  • Des amendes pouvant aller jusqu’à 10 millions de dollars;
  • La responsabilité des dirigeants et administrateurs;
  • La responsabilité de l’employeur;
  • Le droit de toute personne lésée d’entamer elle-même une poursuite (à partir de 2017). 

Ce droit d’entamer des poursuites en vertu de la LCAP pave la voie vers de possibles recours collectifs, avec tous les risques en matière de réputation que cela implique.

Adoptez une approche globale
Pour faire face à la nouvelle loi, les organisations doivent adopter une approche globale prenant en compte la gouvernance, les processus, les technologies et le personnel.

Cela signifie notamment :

  • Adopter des politiques organisationnelles établissant les rôles et les responsabilités; 
  • Modifier ou même créer de nouveaux processus pour assurer que les communications électroniques respectent les exigences de la loi et que le consentement préalable a effectivement été obtenu;
  • Déterminer si les systèmes d’information en place permettent de soutenir les processus projetés (ou si des modifications ou voire de nouveaux systèmes sont nécessaires); 
  • Sensibiliser et former tout le personnel impliqué.

Soyez stratégiques
La conformité aux lois engendre des coûts de diverses natures. Afin d’utiliser ses ressources (employés, temps et argent) de façon optimale, différentes stratégies s’offrent à une organisation.

D’abord, elle devra évaluer ses zones d’exposition au risque et adapter ses mesures de gestion du risque. Dans le cas de la loi anti-pourriel, si le département de marketing est le principal affecté par ces changements, soyez informés que toutes les  communications initiées par l’un de vos employés sont affectées par la loi. Les moyens utilisés pour s’y conformer devront toucher toutes les unités d’affaires de l’entreprise.

Ensuite, chaque organisation devra décider du niveau de maturité qu’elle entend imposer : dans certaines circonstances, un niveau élevé de maturité (par exemple grâce à l’automatisation des tâches via la conformité par le design, l’identification de métriques, les contrôles préventifs) permettra un rendement sur l’investissement, alors que dans d’autres cas, un niveau de maturité moindre pourra être suffisant. 

Enfin, en ayant une compréhension précise des exigences de la loi et en optant pour une approche multidisciplinaire, les entreprises trouveront des méthodes novatrices pour s’y conformer de façon intelligente.

Un site Web de vulgarisation juridique a été développé par le gouvernement du Canada, à l’adresse suivante : http://combattrelepourriel.gc.ca/