Pour être productif de façon soutenue, il faut déterminer à l’avance les tâches à accomplir. Trop souvent, nous nous lançons dans le travail avec une énergie débordante… que nous brûlons vite et mal. Parce que nous croyons savoir ce que nous avons à faire, nous attaquons nos différentes tâches dans le désordre, en commençant l’une ou l’autre guidés par un sentiment d’urgence ou une attirance spontanée pour une tâche plutôt qu’une autre. Inévitablement, le doute s’installe : « Est-ce bien ce que je devrais faire à ce moment? Est-ce que j’aurai assez de temps pour cette autre tâche? »

C’était une formule souvent répétée aux jeunes apprentis chez les artisans d’autrefois : « Un travail bien préparé est à moitié fait ». Cela reste vrai, même pour les métiers intellectuels. Voici quelques règles simples qui diminueront votre stress et augmenteront votre productivité.

1. DÉFINISSEZ VOS PRIORITÉS

Nous sommes à l’époque du multitâche et du culte de la réactivité maximale. Notre capacité d’attention diminue et tout nous paraît important. Il est nécessaire de prendre le temps de mieux comprendre notre travail. Dans ce tourbillon de tâches, prenez le temps d’identifier celles qui sont les plus importantes et urgentes, celles qui sont importantes mais qui peuvent être reportées à la semaine suivante et enfin celles qui correspondent à un horizon plus lointain.

2. DÉCOMPOSEZ VOS TÂCHES EN SOUS-TÂCHES

Évitez de vous lancer dans une tâche avec peu d’idées sur la façon dont vous aller la réaliser. Préparez vos tâches dans votre tête, décomposez-les en sous-tâches. Vous aurez la surprise, un peu désagréable peut-être, de réaliser que vous n’aviez pas conscience de toutes les dimensions du travail que vous avez à faire. La bonne nouvelle, c’est qu’en sachant clairement ce que vous devrez accomplir, vous travaillerez plus tranquillement, avec plus de concentration et une meilleure productivité.

3. PLANIFIEZ, PLANIFIEZ, PLANIFIEZ

Ce sera un des principaux moteurs de votre productivité : des dates et des durées pour chaque tâche et chaque sous-tâche. Structurez votre semaine – ou vos semaines – à l’avance. Mettez à jour l’agenda à chaque changement pour garder une vue claire de l’ensemble; réagencez ce qui peut l’être. L’objectif c’est d’avoir une route bien dégagée devant vous, avec une bonne signalisation. Il arrive que de gros imprévus chamboulent tout, mais curieusement ils semblent être plus rares chez ceux qui planifient bien leur travail à l’avance. Si vous passez votre temps à éteindre des incendies, c’est qu’il faut revoir votre organisation.

Ne changez pas votre plan de match au premier courant d’air.

4. RESPECTEZ VOS ENGAGEMENTS

Ce qui était prévu a normalement préséance sur ce qui ne l’était pas. Il est bien évident que si le président entre dans votre bureau pour vous demander une tâche précise, vous n’allez pas reléguer sa demande à la fin de votre liste de choses à faire. Mais résistez à l’agitation permanente qui caractérise certaines entreprises, où on déplace les réunions sans arrêt, où l’on téléphone tardivement pour s’excuser de n’avoir pu commencer une tâche que l’on avait promise d’accomplir, etc. Ne changez pas votre plan de match au premier courant d’air.

5. LAISSEZ DES VIDES ENTRE LES PLEINS

Vous connaissez tous ces gestionnaires qui ont un agenda si serré qu’ils en arrivent à accepter deux réunions à la fois. Ce sont souvent les mêmes qui arrivent mal préparés, trop confiants en leurs talents, et qui plombent la productivité du groupe parce qu’ils n’ont pas fait leurs devoirs. Laissez du temps libre entre deux réunions : cela vous donnera la possibilité de vous faire une tête sur ce que vous attendez de la prochaine réunion, sur la façon dont elle devrait se dérouler, etc. En réunion, vous serez plus concentré et plus efficace.

6. N’OUBLIEZ PAS QUE LE PILOTAGE AUTOMATIQUE A AUSSI SES BONS CÔTÉS

Si vous devez réinventer le monde tous les matins vous serez légèrement fatigué en fin de semaine… L’homme est un être d’habitude; cela peut être dangereux parfois, mais c’est aussi une bonne façon d’économiser de l’énergie. Les tâches qui nous coûtent le moins sont celles que l’on fait sans y penser. Il y aura toujours bien assez de mouvements et d’imprévus dans votre journée pour éviter la monotonie; essayez de vous donnez des routines de travail en commençant certaines tâches à certains moments précis de la journée ou de la semaine. Vous trouverez plus rapidement un bon niveau de concentration.

7. REGARDEZ PAR LA FENÊTRE

Si vous voulez nourrir votre concentration et votre créativité, ne vous traitez pas comme une bête de somme. Autant une bonne gestion de votre temps vous aidera à penser et à produire de façon régulière, autant il est nécessaire de se garder quelques heures dans la semaine pour un moment de réflexion « hors cadre », sans objectif de rendement précis. C’est dans ces moments là que vous êtes le plus ouvert aux idées nouvelles qui serviront éventuellement au rapport que vous êtes en train de rédiger, par exemple.

Enfin, cadrage et préparation sont des moyens pour épargner du temps et de l’énergie, vous permettant de livrer un travail de meilleure qualité tout en respectant l’échéancier. Restez assez souple pour réagencer votre agenda de façon à tenir compte des imprévus. Et n’oubliez pas de laisser place à votre créativité, elle sera toujours un allié précieux pour celui qui veut être plus productif.