Dans son article pourquoi une PME devrait avoir un conseil d’administration?, Stéphanie Le Rouzic met en lumière les bénéfices d’un conseil d’administration pour une PME. En effet, la gouvernance est généralement considérée, à tort, comme un fardeau bureaucratique. Toutefois, en disposant des bons outils, elle peut s’avérer créatrice de valeurs pour les dirigeants d’entreprise. La préparation de l’ordre du jour joue donc un rôle crucial dans le bon déroulement du conseil. 

Quels doivent être les sujets traités par le conseil?
Certains points doivent systématiquement être traités à chaque rencontre. Entre autres, l’acceptation de l’ordre du jour, le dernier procès-verbal et les états financiers. Ceux-ci permettent aux administrateurs de se tenir informés de la situation de l’entreprise. 

Les administrateurs doivent aborder tout sujet visant à faire cheminer l’entreprise tel que la commercialisation des produits, la planification stratégique ou la rémunération. Le conseil doit encourager la discussion fertile afin de soulever ouvertement tous les sujets. François Gilbert, président-directeur général d’Anges Québec, précise que tous les sujets amenant de la valeur à l’entreprise peuvent être considérés au sein d’un conseil d’administration. Ainsi, aucun sujet ne doit être tabou. Il s’agit de la raison d’être d’un conseil.

Comment préparer un ordre du jour efficace?
Le projet d’ordre du jour est habituellement préparé par le directeur général. Il doit par la suite le faire approuver par le président du conseil qui est responsable du bon déroulement de la réunion. Le cas échéant, le président peut ajouter des sujets qu’il juge pertinents. 

  • Il faut garder en tête trois raisons pour ajouter un point à l’ordre du jour : informer les administrateurs sur la situation de l’entreprise et du secteur;
  • prendre des décisions nécessaires pour la bonne gestion de l’entreprise; 
  • discuter des orientations futures. 

Ce dernier point, souvent négligé, est pourtant essentiel au bon déroulement du conseil. Allaire et Firsirotu (2003) rappellent également dans les quatre piliers de la gouvernance qu’il est nécessaire de laisser suffisamment de temps aux processus d’examen et de discussions stratégiques au sein du conseil.

Trois points importants doivent accompagner les sujets de l’ordre du jour. 

  • le temps alloué ;
  • l’objectif (information, discussion ou décision) ;
  • le responsable du sujet ;

Ces éléments permettront aux administrateurs d’être bien préparés pour la réunion afin de respecter les sujets inscrits à l’ordre du jour. 

En bref, se munir d’un conseil d’administration, c’est générer de la valeur pour son entreprise. Il doit incarner un lieu d’échange et de partage dans le respect des opinions de chacun.